מטרת התהליך
הינו תיוק של הודעות דואר/קבצים לנספחים בפריוריטי

מדריך שימוש ב ScanSmile (סריקת ברקודים)

מטרת התהליך
הינו סריקה ותיוק אוטומטי לתעודות שהופקו מהפריוריטי והודפסו עם ברקוד שיאפשר תיוק
לנספחים ע"י איתור ופיענוח ברקוד.

הקדמה

• שלבי מסמך זה הינם בהתבסס לכך שהתוכנה הותקנה והוגדרה במחשב
  ממנו מפעילים את התוכנה (קישור
  למדריך התקנת FileSmile) (קישור להתקנת GEN2)
• יש לוודא שבתעודות אותן רוצים לסרוק קיים ברקוד שהוגדר עבור FileSmile (מדריך
  להגדרת גופן (פונט) ברקוד בהדפסת תעודות)
• במחשב ממנו רוצים לבצע את הסריקה, מותקן סורק.
• הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה (בסוף מדריך זה)

• יש להפעיל את תוכנת  ScanSmile ע"י
  דאבל קליק בשולחן עבודה על האייקון

• יש ללחוץ על הכפתור "סרוק" (7)
• בזמן הסריקה, יתבצע פיענוח של הברקוד ואיתור מספר התעודה
  בפריוריטי, ובסיום יופיעו מספרי התעודות בפריוריטי

• בסיום יש ללחוץ על הכפתור "צרף" (5)

הערה :

• במידה והמערכת לא איתרה את מספר התעודה, ניתן לבצע קישור ידני
  של המסמך הסרוק לתעודה בפריוריטי ע"י לחיצה על קליק ימני בשורה של המסמך
  הסרוק ולחיצה על "חבר לתעודה"

• במסך חיפוש יש להקליד את מספר התעודה המלא (אותיות/גדולות חובה)

• ניתן להקליד הערה אשר תפיע בנספחים שבפריוריטי, תחת "שם
  הקובץ"
• לביצוע התיוק יש ללחוץ על הכפתור "צרף" (5)

כפתורי התוכנה

1. כניסה למסך הגדרות
2. חברה בה יעשה פיענוח, חיפוש
   ותיוק למספרי התעודות.
3. איפוס הנתונים במסך.
4. יבצע צרוף לנספחים באופן
   אוטומטי עם סיום הסריקה
5. ביצוע צירוף/תיוק מרוכז לכל
   תעודות שאותרו ושסומנו ב V
6. אפשרות "סריקת"
   ופיענוח ברקודים מקבצי PDF
7. התחל סריקה
8. אפשרות לחיפוש ידני של תעודה
9. אפשרות לצלילה (פתיחה ישירה)
   לתעודה כפי שצויין בשדה "מס' תעודה"
10. תיבת סימון זו תופיע רק לאחר סיום
    צרוף/תיוק תקין
11. תיבה זו תופיע לאחר שאותר מספר התעודה
    לפ הברקוד בפריוריטי, הורדת סימון לא יתייק את התעודה
12. אפשרות להקלדת הערה שתרשום
    בפריוריטי לנספח
13. העתקת מספר התעודה מהשורה
    הנוכחית לשורה שמתחת
14. מספר התעודה בפריוריטי
15. סוג התעדוה בפריוריטי
16. מספר השורה
17. תצוגה מקדימה לתעודות שנסרקו
18. אפשרויות תצוגה/עריכה למסמכים
    שנסרקו טרם שמירתם

הגדרות

1. דגם סורק שהמערכת תעשה שימוש
2. איכות הסריקה (מומלץ 150), ככול שהרזולוציה גדולה יותר, כך
   נפח הקובץ יהיה  גדול יותר.
3. תצוגת הקובץ לשמירה
4. Gray : אפור, מומלץ
   לשמירת מסמכים שנסרקו מדף צבעוני
5. B/W : שחור/לבן
6. RGB : צבע

1. אפשרות לסריקה דו צדדית (אפשרי רק לסורק התומך באפשרות זו)
2. שימוש במגש משני, מתאים לסורקים שיש בהם שני מגשי סריקה
   (בדרך כלל סורקים משולבים עם מדפסות)
3. סוג קובץ לשמירה
4. PDF (מומלץ)
5. TIFF

הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה

1. לאחר הפעלת התוכנה בפעם הראשונה, תתקבל הודעה על
   כך שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים 

• יש להקליד את פרטי שם המשתמש והסיסמה האישיים
  המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת ברירת המחדל אליה רוצים לבצע
  תיוק

הקדמה

• שלבי מסמך זה הינם בהתבסס לכך שהתוכנה הותקנה והוגדרה במחשב
  ממנו מפעילים את התוכנה.
• קישור
  למדריך התקנת FileSmile קישור למדריך להתקנת FILESMILE GEN2
• הוראות להגדרה ראשונית לאחר התקנה (בסוף מדריך זה)

• לשם תיוק מייל/קובץ, יש לסמן/לפתוח את המייל אותו רוצים לתייק,
  וללחוץ על האייקון

• יש לבחור לאן מעוניינים לתייק את ההודעה באמצעות השימוש
  ב"חיפוש לפי" ,
• מספר תעודה – יאפשר חיפוש ותיוק
  במספרי התעודות השונות : הצעות מחיר, הזמנות, משלוחים ללקוח, חשבוניות (מכל
  סוגיהן) עוד.
• כרטיס – יאפשר חיפוש ותיוק
  בכרטיסים השונים : לקוחות, ספקים, פריטים, עובדים, אנשי קשר ועוד.

בדוגמה שלהלן יצורף המייל להזמנת רכש PO19001346

• יש לבחור בשדה "חיפוש לפי" ולבחור "מס' תעודה"
• בערך לחיפוש יש לרשום את מספר התעודה PO19001346  (ככל שירשם מספר המלא, כך יופיעו מינימום
  תוצאות) 

• יש ללחוץ על

• אם אותרה תוצאה אחת, בחלק התחתון תופיע התוצאה

• אם הופיעו מספר תוצאות, יופיע חלון סינון לאיתור התעודה אליה
  מעוניינים לתייק

בחירת אופן התיוק

• במידה ומעוניים לתייק את המייל כולל הקבצים, יש ללחוץ על

• במידה ומעוניים לתייק רק את הקבצים (ללא המייל), יש ללחוץ על  ולבחור את הקבצים אותם מעוניינים לתייק
• לאחר סיום התיוק, תתווסף תגית להודעה ב Outlook הבאה

יצוא לפריוריטי – לחיצה על כפתור זה תשלח את המייל למגש כללי של FILESMILE (ניתן לשלוח מיילים שרוצים לתייק למגש ולאחר מכן להיכנס לתעודה/כרטיס שרוצים לתייק ולמשוך מהמגש לנספחים).

אופן תיוק מהמגש לתעודה:

נכנסים לתעודה בפריוריטי שאליה מעוניינים לתייק, בהפעלות ישירות תתווסף הפעלה ישירה בשם ייבוא מFILESMILE

לאחר לחיצה על ייבוא מFILESMILE תיפתח המגירה עם כל הקבצים שנשלחו אליה

כפתורי התוכנה:

1.שם הנמען ששלח את המייל אותו נרצה לצרף.

2.נושא המייל אותו נרצה לצרף

3.שם הקובץ- ניתן להוסיף הערה כמו:אישור הצעה\הזמנת רכש.

4.תייק את המייל לתעודה שנמצאים בה בפריוריטי.

5.מחק קובץ.

6.פתח את המייל שאתה רוצה לתייק.

כפתורי התוכנה:

1. החברה אליה יבוצע התיוק/חיפוש (ניתן לשנות את ברירת המחדל
   ע"י כניסה להגדרות (2)
2. מסך הגדרות
3. קישור מידע נוסף
4. שם התצוגה כפי שמופיע במייל
5. נושא כפי שמופיע במייל
6. מיקום חיפוש בפריוריטי
7. הקלדת מספר תעודה/מכשיר/שם לקוח (בהתאם לשדה "חיפוש
   לפי")
8. חיפוש הערך בפריורטי
9. צלילה לנתון שצויין "בערך לחיפוש" (תעודה/כרטיס)
   ולאחר שאותר
10. הצגת הנספחים בנתון שצויין "בערך לחיפוש"
    (תעודה/כרטיס) ולאחר שאותר (ניתן להגביל אפשרות זו)
11. הערה שתופיע בשדה "שם הקובץ" בנפתחים (ניתן
    להגדיר שדה זה כחובה)
12. צרוף ההודעה כולל הקבצים בה
13. צרוף קבצים ללא גוף ההודעה (אפשרות לבחור קבצים)
14. סרוק מסמך.
15. ייצוא לפריוריטי

הוראות להגדרה
ראשונית לאחר התקנה

הפעלה ראשונית באמצעות Outlook, ראשית יש להיכנס לתוכנת ה Outlook שמותקנת במחשב, ולבצע את
הפעולות הבאות :

1. יש לפתוח את ה – Outlook ולהיכנס לנתיב הבא:
2. קובץ>אפשרויות>מרכז יחסי
   אמון>הגדרות מרכז יחסי אמון>הגדרות מאקרו
3. בתוך מאקרו יש לסמן את "הפוך את כל
   פקודות המאקרו לזמינות"
4. יש לסמן " √ " על "החל
   הגדרות אבטחת מידע מאקרו על תוספות מותקנות"
5. ללחות על אישור > אישור

• יש להפעיל מחדש את ה – outlook.

• יש ללחוץ על 

• תתקבל הודעה על כך
  שיש להקליד את שם המשתמש והסיסמה האישיים 

• יש להקליד את פרטי
  שם המשתמש והסיסמה האישיים המשתמשים לכניסה לפריוריטי, ובנוסף יש לבחור את החברת
  ברירת המחדל אליה רוצים לבצע תיוק